Vos finances au quotidien

Enseveli sous le papier ?

Enseveli sous le papier ?

Vous vous sentez envahi par des piles de documents que vous gardez « au cas où » ? Vous n’êtes probablement pas seul. Au fait, pourquoi conserve-t-on tous ces papiers ?

Grâce aux technologies de l’information, il semble que nous utilisions beaucoup moins de papier qu’auparavant. Voyez :

On utilise de moins en moins de papier

Pourtant, une étude américaine révélait récemment que les employés perdent jusqu’à huit semaines par année à chercher des objets et des documents au bureau. Et à la maison seulement, chaque adresse canadienne recevrait pas moins de 215 enveloppes par année.

Ça ne vous semble pas énorme? Songez que ce chiffre n’inclut pas les colis, journaux, circulaires, lettres promotionnelles et publicités. Ce sont donc 215 documents que l’on voudra peut-être conserver : relevés bancaires, factures, reçus et autres.

Pourquoi conserver ses documents

Il y a quatre principales raisons pour lesquelles on peut vouloir – ou devoir – conserver certains documents :

  • prouver qui on est : son identité, son état civil, etc. ;
  • prouver ce qu’on a fait : régler une hypothèque, payer ses impôts, etc. ;
  • documenter ses engagements ou ceux d’autres personnes, par exemple une garantie ;
  • documenter ses volontés, notamment pour sa succession.

Quels documents conserver ?

Voici une liste non exhaustive de ce que vous pourriez devoir garder précieusement.

Documents relatifs à votre état civil

  • Certificat de naissance
  • Diplômes d’études
  • Contrat de mariage ou de vie commune
  • Jugement de divorce
  • Etc.

Documents fiscaux

  • Déclarations de revenus
  • Avis de cotisation
  • Relevés T3, T4, T5
  • Preuves d’acomptes provisionnels
  • Relevés ayant servi à réclamer une déduction (cotisation REER, soins de santé, etc.)
  • Relevés de taxes
  • Etc.

Documents financiers ou contractuels

  • Titres de propriété
  • Contrat ou quittance de prêt
  • Bail
  • Contrats de location
  • Relevés bancaires et de cartes de crédit
  • Relevés de placements
  • Relevés de paie
  • Factures d’achat de biens ou de réparation (électroménagers, automobile, etc.)
  • Factures courantes (électricité, téléphone, etc.)
  • Garanties
  • Factures de travaux majeurs
  • Rapports d’inspection ou d’évaluation
  • Etc.

Documents relatifs à votre sécurité financière

  • Polices d’assurance
  • Testament
  • Mandat en cas d’inaptitude
  • Etc.

Combien de temps ?

Les avis divergent à ce sujet, mais la règle d’or pourrait bien être celle-ci : aussi longtemps que vous risquez d’en avoir besoin. Par exemple, s’il est vrai que les autorités fiscales peuvent revenir jusqu’à six ans en arrière pour vérifier vos déclarations de revenus, il est aussi vrai que si elles soupçonnent une fraude, elles peuvent remonter aussi loin qu’elles le désirent.

Il en va de même si vous avez vendu la maison sur laquelle vous aviez fait faire d’importants travaux. Si un propriétaire subséquent vit des problèmes qui concernent lesdits travaux, vous pourriez avoir intérêt à en retrouver les détails.

Comment garder cette paperasse ?

La plupart des institutions financières et grandes sociétés offrent désormais un accès par Internet à votre historique de compte. Vous pourriez donc juger superflu d’en garder une copie. Pour les autres documents, ou si vous croyez qu’il vaut toujours mieux être sûr, voici trois principes pratiques.

  1. À l’abri…
    Les documents importants devraient être préservés des menaces physiques comme l’humidité et les insectes. Pour plus de sûreté, on peut confier des copies à son notaire ou louer un coffret de sûreté. En ce qui concerne les documents relatifs à sa succession, l’enregistrement auprès d’un notaire pourrait être de première importance.
  2. … mais accessible
    Certains documents sont conservés en vue d’être utilisés par vos survivants : enfermer ces documents dans un coffre dont vous seul connaissez la combinaison ne leur rendra pas service.
  3. Et bien identifié
    Un système de classement où chaque document se retrouve dans un dossier bien identifié est souhaitable. Par exemple, un dossier pour votre REER et un autre pour vos comptes courants, plutôt qu’un seul dossier au nom de l’institution financière.

Et l’informatique ?

La technologie permet désormais de numériser rapidement un document en vue de l’archiver. Les fichiers peuvent être conservés sur un support physique (disque dur, clé USB, DVD), ou stockés dans un « nuage ».

Il ne faut pas oublier, cependant, que les supports physiques ont une durée de vie limitée (qui se souvient des disquettes ?) et que la fiabilité des services infonuagiques n’est pas garantie. On recommande donc aux adeptes du bureau sans papier de garder une copie de leurs fichiers à plus d’un endroit et, bien sûr, d’employer des mots de passe.

Alors, prêt pour le grand ménage ?

 

_______
Les sources suivantes ont été utilisées dans la rédaction de cet article.

Gouvernement du Canada, « Postes Canada à l’ère du numérique : document de travail », 2016.
Ressources naturelles Canada, « Données statistiques », 2013-2015.
Canal Vie, « Trier, ranger, jeter vos documents personnels ».
Les Affaires, « Comment classer et conserver vos documents importants », 26 septembre 2016.
Bel âge, « Combien de temps conserver les papiers importants ? », 20 février 2016.
Portail Québec, « Durée de conservation des documents ».
Impôt Rapide, « Jusqu’à quand l’Agence du revenu du Canada peut-elle remonter pour réclamer l’impôt des particuliers? ».
Les Affaires, « Avez-vous pensé à un endroit pratique pour conserver votre testament ? », 4 novembre 2016.
Bibliothèque et archives nationales du Québec, « La numérisation des documents », mai 2012.
Centre de conservation Québec, « Impact du numérique sur les normes et les supports traditionnels de préservation », 2005.
Techcrunch.com, « Evernote confirms a serious bug caused data loss for some Mac users », 13 octobre 2016.